Plně internetový systém elektronické dokumentace ED Manager (dále jen EDM) představuje moderní prostředek pro práci s technickou dokumentací, nezbytnou pro bezpečné, spolehlivé a ekonomické provozování výrobního zařízení. Jeho koncepce vychází z poznatku, že značnou část pracovní doby technického personálu zabírá vyhledávání informací o zařízení. Významné ekonomické úspory může proto přinést zpřehlednění a zpřístupnění informací, obsažených v dokumentaci skutečného provedení a dosažení stavu, kdy se na tyto informace lze spolehnout. Systém elektronické dokumentace EDM je navržen tak, aby uživateli pro jeho práci poskytl přesně ty informace, které právě potřebuje, přičemž jsou kladeny požadavky zejména
- na věcnou správnost a trvalou aktuálnost,
- možnost realizace hromadných změn a oprav,
- na rychlý přístup k informacím, obsaženým v dokumentaci redukováním doby, nutné k vyhledávání,
- na snadnou manipulaci při používání a na
- maximální možnost využití stávajících prostředků již existující výpočetní techniky a na minimální náklady na licenční poplatky.
Systém EDM pracuje s dokumentací jako s jedním souborem dokumentů všech profesí a dodavatelských firem, vzájemně propojených. Díky použití víceúrovňové hierarchie uspořádání dokumentů umožňuje systém EDM intuitivní vyhledávání například prostřednictvím technologických schémat výrobního zařízení, dispozičních výkresů, znázorňujících jeho rozmístění a případně i libovolných dalších dokumentů.
Systém EDM pracuje tak, že při označení respektive výběru jakéhokoliv prvku dokumentu nabídne program uživateli k otevření veškeré další dokumenty k němu příslušející. Jiný způsob vyhledávání spočívá v pouhém zadání kódu zařízení, přičemž program opět nabídne všechny dokumenty, na nichž se zadaný kód vyskytuje. Uživatel si pak nalezený dokument nebo jeho část může vytisknout na běžné tiskárně a po jeho použití ho zlikvidovat.
Veškeré dokumenty jsou uloženy pouze na jednom místě – na serveru, což je předpokladem jejich jednotnosti v rámci celého podniku. Uživatelé tak mají k dispozici zaručeně stejné dokumenty a to je základem takzvané řízené dokumentace, vyžadované v certifikačním procesu dle norem ISO 9000 a 14000.
Systém EDM obsahuje také tzv. manažera dokumentace. Jeho funkcí je mimo jiné kontrola oprávnění pro práci s dokumentací (jednotlivých pracovníků), sledování historie dokumentů a jejich platnosti, historie kódování zařízení, schvalovací proces, sledování odkazů na jiné dokumenty. Manažer obsahuje ještě řadu dalších užitečných funkcí, potřebných pro efektivní práci s dokumentací všeho druhu. Jde o systém otevřený, přímo námi vyvíjený, takže lze pružně reagovat na přání zákazníka a udělat různé úpravy.
Celý systém sestává z třech částí. První je nazvána „Správa technické dokumentace“, druhá pak „Server zákazníka“ s datovým skladem, serverovými komponentami a centrální databází. Poslední, třetí částí je „Pracoviště zákazníka“ (pracovišť může být libovolný počet).
Díky využití internetu a intranetu je možné, aby každá z výše uvedených tří částí byla kdekoliv. Například server může být umístěn u zákazníka (nejčastější varianta), u správce systému EDM, případně kdekoliv v internetu (např. v některé serverové farmě). Je-li server mimo lokalitu správce, připojí se k němu prostřednictvím VPN.
Celý koloběh probíhá následovně: Technik zhotoví dokument, jenž má být vložen do systému. Jedná-li se o výkresový dokument, vytvoří k němu databázové vazby a pomocí EDM klienta jej vloží na EDM server. Jedná-li se o data (např. kódy), vloží je prostřednictvím EDM klienta přes EDM server do centrální databáze.
Zákazník má možnost kdykoliv data a dokumenty zkontrolovat a začít s nimi pracovat (využívat je jako přílohu k pracovním příkazům, odkazovat se na ně formou hypertextového odkazu v provozních předpisech atd.). Je samozřejmě možné, aby data do systému EDM vkládal i proškolený zástupce odběratele. Pokud Zákazník zjistí nějaké nedostatky v dokumentaci vložené do systému EDM, zašle správci elektronicky požadavek na změnu, a ten opravu provede on-line a in-time. Tento postup je upraven Servisní smlouvou mezi Správcem a Zákazníkem.
Prezentaci si můžete stáhnout zde.
